Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse anzumelden. Bei neuen Arbeitsverhältnissen besteht Wahlfreiheit zwischen den gesetzlichen Krankenkassen. Seit 1. Januar 2006 dürfen Meldungen nur noch aus maschinell geführten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogrammen oder mittels zugelassener Ausfüllhilfen erzeugt werden. Diese Regelungen sind unabhängig von der Größe des Unternehmens. Auch wer nur einen Arbeitnehmer beschäftigt, muss sich der neuen Technik bedienen. Der Datenaustausch ist seit diesem Zeitpunkt vollautomatisch, nur noch per Datenübertragung, zugelassen. Auch für Arbeitgeber, die bisher die Daten auf Datenträgern zur Verfügung gestellt haben, ist die Übermittlung nur noch per Datenübertragung möglich. Setzen Sie ein Entgeltabrechnungsprogramm ein, das in der Lage ist, die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte abzuwickeln, dann muss es sich um ein Entgeltabrechnungsprogramm handeln, das von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) systemuntersucht und zugelassen ist. Die Übersicht der bereits zugelassenen Programme finden Sie auf der Internet-Seite der ITSG unter www.gkv-ag.de. Ausfüllhilfen dienen ausschließlich der maschinellen Übermittlung von manuell erfassten Meldungen und Beitragsnachweisen. Auch die Ausfüllhilfen müssen von der ITSG geprüft sein. Die gesetzlichen Krankenkassen stellen die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net zur Verfügung. sv.net steht in zwei Varianten zur Verfügung:
• sv.net/classic wird als Software auf dem PC des Arbeitgebers installiert und verfügt über eine maschinelle Stammdatenverwaltung.
• sv.net/online basiert auf Internet-Technologie und steht als Online-Anwendung zur Verfügung. Die Erfassungsmasken in sv.net entsprechen dem Aufbau der bekannten Formulare. Vor der Internet-Übertragung der Melde- und Beitragsnachweisdaten über gesicherte Leitungen werden umfangreiche Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, die die Datensicherheit zusätzlich gewährleisten. sv.net kann allerdings nicht die klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme ersetzen, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile berechnet werden. Die Datenübermittlung aus den Entgeltabrechnungsprogrammen kann mittels einer speziellen Übertragungssoftware oder einer im Entgeltabrechnungsprogramm bereits integrierten Software erfolgen. Sie dient der Verschlüsselung der Daten vor der Datenübermittlung. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen übernehmen die von dem Arbeitgeber übermittelten Meldungen und leiten diese an die jeweils zuständigen Krankenkassen weiter. Von der Datenannahmestelle der Krankenkasse erhält der Arbeitgeber nach Verarbeitung der Datensätze ein Protokoll, aus dem hervorgeht, ob alle Datensätze in die Verarbeitung übernommen werden konnten. Sollten vereinzelt Datensätze nicht verarbeitet werden können, so erhält der Arbeitgeber den entsprechenden Verarbeitungshinweis unter Angabe der Fehler bzw. der Fehlerquellen. Gleichzeitig erfolgt die Aufforderung fehlerhafte Meldungen und Beitragsnachweise unverzüglich (in richtiger Form) erneut zu erstellen. Es bewirkt die gleichzeitige Anmeldung des Arbeitnehmers für Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Anmeldung zur gesetzlichen Krankenkasse bedeutet für Pflichtmitglieder auch die Meldung zur Pflegeversicherung. Arbeitnehmer, die sich freiwillig in der gesetzlichen Krankenkasse versichern, haben hier die Wahl: entweder gesetzliche oder private Pflegeversicherung. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber hierzu die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse vorlegen.

Folgende Fristen gelten für die elektronische An- und Abmeldung von Mitarbeitern:

• Sechs Wochen nach Beginn bzw. Beendigung der Beschäftigung.
• Bei geringfügig Beschäftigten mit einem Monatslohn bis 400 Euro bei der Anmeldung binnen sechs Wochen.

Die Meldung hat gegenüber der Deutschen Rentenversicherung, Knappschaft-Bahn-See, Minijob-Zentrale, 45115 Essen, zu erfolgen

Der Unternehmer muss die Sozialabgaben vom geschuldeten Arbeitsentgelt einbehalten und an die jeweiligen Sozialversicherungsträger überweisen. Dies umfasst die gesetzliche Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Die zuständigen Krankenkassen informieren über die besonderen Bestimmungen für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte.