Grundsätzlich muss für jede Warenlieferung und jede Dienstleistung Umsatzsteuer bezahlt werden. Die Ausnahmen von der Regel finden sich in § 4 UStG. Die Umsatzsteuer beträgt derzeit 19 Prozent des Rechnungsbetrages. Ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent gilt für fast alle Lebensmittel, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände und einige andere Waren. Bei Lieferungen und Leistungen an den Endverbraucher muss die Steuer im Rechnungsbetrag enthalten sein. Bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 150 Euro kann der Empfänger verlangen, dass diese Steuer gesondert ausgewiesen wird. Umsatzsteuer, die andere Unternehmen in Rechnung stellen, kann der Gewerbetreibende als sogenannte Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abziehen. Hierzu ein Beispiel: Martin Müller hat mit seinem Einzelhandelsgeschäft im Monat Juni einen Umsatz von (Brutto) 4.760 Euro erzielt. Müller hat seinen Kunden 19 Prozent Umsatzsteuer in Rechnung gestellt: Dies entspricht 760 Euro. Müllers Lieferanten haben in ihren Rechnungen für diesen Monat Umsatzsteuer in Höhe von 290 Euro ausgewiesen. Daraus ergibt sich für Müller folgende Rechnung: 760 Euro minus 290 Euro macht 470 Euro Umsatzsteuer, die er dem zuständigen Finanzamt überweisen muss. Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis spätestens zum 10. Tag des Folgemonats elektronisch (s. Seite 20/21) an das Finanzamt zu übermitteln. Nur in Ausnahmefällen lässt das Finanzamt die Abgabe der Anmeldung auf Antrag in Papierform zu. Bei Betrieben, deren Umsatzsteuerschuld im Vorjahr die Summe von 6.136 Euro nicht überstieg, genügt eine Voranmeldung bis spätestens zum 10. Tag des neuen Quartals. Der Unternehmer muss dabei „seine“ Umsatzsteuer für den entsprechenden Abrechnungszeitraum selbst berechnen und an das Finanzamt überweisen. Zahlungsfrist bei Überweisung 3 Tage - Eingang beim Finanzamt ist maßgebend. Existenzgründer müssen im Jahr nach der Gründung und im folgenden Kalenderjahr die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben. Das hat den Vorteil, dass Vorsteuerbeträge – eventuell nach Hinterlegung einer Sicherheitsleistung – schneller ausgezahlt werden. Zur Berechnung der Umsatzsteuer muss der Selbständige Folgendes aufzeichnen:

• Alle Einnahmen, die der Betrieb für Produkte und sonstige Leistungen erzielt hat; bei diesen Entgelten ist zwischen verschiedenen Steuersätzen sowie nach steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen zu unterscheiden.
• Alle Zahlungen an andere Unternehmen für gelieferte Waren, Produkte und Dienstleistungen sowie die darauf entfallende Vorsteuer. Lediglich sog. Kleinunternehmer können zu Beginn ihrer Tätigkeit wählen, ob Sie Umsatzsteuer berechnen oder nicht. Die Grenzen liegen hier bei einem Vorjahresumsatz von unter 17.500 Euro und einem Umsatz von unter 50.000 Euro im laufenden Jahr. In der Steuerveranlagung setzt das Finanzamt den Inhaber von Kleinbetrieben Privatpersonen gleich – bezahlt er keine Umsatzsteuer, darf er die Mehrwertsteuer nicht gesondert ausweisen und kann so anderen Betrieben keine Vorsteuer vermitteln. Und der Kleinbetrieb erhält auch keine Vorsteuererstattung vom Finanzamt.

Hier gilt die einfache Regel: „natürliche Personen“ bezahlen Einkommensteuer, „juristische Personen“ Körperschaftsteuer. Der Begriff „natürliche Person“ steht schlicht für den Geschäftsinhaber, der mit seinem Namen und Privatvermögen für den Betrieb haftet. Den Gewinn, den er nach dem Jahresabschluss erzielt hat, muss er zusammen mit möglichen weiteren Erträgen aus Kapitalvermögen u.a. in der Einkommensteuererklärung angeben. Der Gewinn ergibt sich aus der Summe aller Einnahmen abzüglich aller Betriebsausgaben. Nicht abzugsfähig sind die Kosten der „persönlichen Lebenshaltung“ für Privatwohnung, Kleidung, Essen, Skiurlaub usw. Je höher der Gewinn, desto höher auch dessen steuerliche Belastung, die bei der Einkommensteuer von 15,0 Prozent bis zum Steuerhöchstsatz von 45,0 Prozent reicht. Juristische Personen wie die GmbH bezahlen Körperschaftsteuer. Die Gewinnermittlung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage doppelter Buchführung: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Rechtsbasis sind die Einkommensteuerlichen Vorschriften über Betriebseinnahmen und -ausgaben. Für einbehaltene Gewinne beträgt der Steuersatz 25 Prozent, ausgeschüttete Gewinne werden zusätzlich nach dem Halbeinkünfteverfahren besteuert. Ein Betrieb muss in der Regel pro Jahr vier Vorauszahlungen zur Einkommen- oder Körperschaftsteuer leisten, deren Höhe das Finanzamt nach der Höhe der zu erwartenden Steuerschuld bestimmt. Diese Vorauszahlungen werden bei der späteren Veranlagung angerechnet.

Die Gewerbesteuer wird auf den jährlich erzielten Ertrag des Unternehmens erhoben. Für diesen sogenannten „Gewerbeertrag“ gilt für Einzelkaufleute und Personengesellschaften ein Freibetrag von 24.500 Euro. Erst oberhalb dieser Marke müssen sie Gewerbesteuer bezahlen. Dieser Freibetrag gilt jedoch nicht für Kapitalgesellschaften wie GmbHs. Die Gewerbesteuer ist grundsätzlich vierteljährlich vorauszuzahlen. Ihre Höhe hängt ab von dem Hebesatz, den jede Gemeinde für ihr Gebiet festlegt. Für den Unternehmer ergibt sich daraus eine Steuerbelastung bis zu 20 Prozent des Gewinns.

Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer seiner Mitarbeiter (meist monatlich) anmelden, einbehalten und an das zuständige Finanzamt überweisen (s. Seite 76). Dabei müssen seit 2005 die Lohnsteuer-Anmeldungen elektronisch via ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden. Nur in Ausnahmefällen lässt das Finanzamt die Abgabe der Anmeldung auf Antrag in Papierform zu. Infos unter www.elster.de. (vgl. S. 20-21) Die Höhe der Lohnsteuer ergibt sich aus der jeweiligen Lohnsteuertabelle, die im Handel erhältlich ist. Für jeden Arbeitnehmer muss ein Lohnkonto geführt werden. Auskünfte hierzu erteilen Banken und Finanzbehörden. Liegt dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vor, so ist die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI vom Bruttolohn zu berechnen. Des weiteren gibt es die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung in bestimmten Fällen. Besteuerung nach Lohnsteuerkarte: In den Steuerklassen I, II, III und IV wird bei geringfügig Beschäftigten keine Lohnsteuer abgezogen, solange der Arbeitnehmer keine weiteren Einkünfte erzielt. Sichert der Arbeitnehmer seine Existenz durch mehrere Jobs, muss er weitere Lohnsteuerkarten vorlegen (Klasse VI), nach denen seine Einkünfte zu besteuern sind.

• Pauschalierte Lohnsteuer: Legt der Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte vor, kann der Arbeitgeber die Einkünfte von Teilzeitbeschäftigten pauschal mit 2 oder 20 Prozent versteuern. Bei Aushilfskräften gilt ein Pauschalsteuersatz von 25 Prozent. Hinzu kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag. Außerdem muss der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge abführen.
• Verfahrenstipp: Hat der Unternehmer Zweifel über die Zulässigkeit einer Pauschalierung, sollte er das Arbeitsentgelt nach Lohnsteuerklasse VI versteuern. Dadurch verhindert er, dass er vom Finanzamt später in Regress genommen werden kann. Regelung der geringfügigen Beschäftigung
• Definition: Eine „geringfügige Beschäftigung“ liegt vor wenn die Verdienstgrenze von 400 Euro nicht überschritten wird.
• Für Arbeitgeber: Pauschalabgabe für Steuern und Sozialversicherung Der Arbeitgeber entrichtet eine Pauschalabgabe von 30 Prozent des Verdienstes: Davon sind 15 Prozent für die gesetzliche Rentenversicherung, 13 Prozent für die gesetzliche Krankenversicherung und zwei Prozent für Lohnsteuer einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag bestimmt.
• Für Arbeitnehmer: Steuer- und sozialversicherungsfrei Der Verdienst aus einer geringfügigen Beschäftigung bleibt für den Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Falls die Pauschalabgabe des Arbeitgebers in Höhe von 30 Prozent (mit Steueranteil von zwei Prozent) wegen Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen nicht zulässig ist, kann der Arbeitgeber die geringfügige Beschäftigung pauschal mit 20 Prozent versteuern.
• Mehrere geringfügige Beschäftigungen werden zusammengerechnet. Wird dadurch die 400-Euro-Grenze überschritten, werden sämtliche Beschäftigungen sozialversicherungspflichtig. Die Versicherungspflicht tritt erst zu dem Zeitpunkt ein, zu dem die Einzugsstelle oder der Rentenversicherungsträger dies bekannt gibt.
• Vereinfachtes Verfahren für den Arbeitgeber und Beschäftigte in privaten Haushalten: Der Arbeitgeber erstattet einer zentralen Einzugsstelle (das ist für das gesamte Bundesgebiet die Bundesknappschaft in Cottbus) eine vereinfachte Meldung und führt dorthin die Pauschalabgabe ab. Die Einzugsstelle verteilt die Teilbeträge an die Renten- und Krankenversicherung sowie an den Fiskus. Die Einzugsstelle vergibt die Betriebsnummer des Arbeitgebers, berechnet den Gesamtsozialversicherungsbeitrag und die Umlagen nach dem Lohnfortzahlungsgesetz und zieht diese per Lastschrift vom Arbeitgeber ein.

Der Kaufmann ist grundsätzlich zu folgenden Aufzeichnungen verpflichtet:

• Er muss ein sogenanntes „Kassenbuch“ führen. Dies enthält die Tageseinnahmen und –ausgaben.
• Erfassung des kompletten Wareneingangs und Warenausgangs. Die Pflicht zur doppelten Buchführung besteht, wenn:
• der zu erwartende Jahresumsatz die Grenze von 500.000 Euro übersteigt,
• der Gewinn im laufenden Wirtschaftsjahr mehr als 30.000 Euro beträgt,
• der Geschäftsinhaber im Handelsregister eingetragen oder nach anderen außersteuerlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist. Die einfachste Form der doppelten Buchführung ist das „Amerikanische Journal“. Jeder Geschäftsvorgang wird hier auf Konto und Gegenkonto gebucht. Die Konten stehen neben der Betragsspalte tabellenartig nebeneinander (Hauptbuch). Der Fachhandel hat Journale mit unterschiedlicher Spaltenzahl im Sortiment. Trotz aller Fortschritte mechanischer und digitaler Buchhaltung – das Amerikanische Journal ist für kleine Unternehmen nach wie vor die beste Lösung. Freiberufler sowie Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen bzw. nicht buchführungspflichtig sind, haben die Möglichkeit, ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz durch eine Einnahmenüberschussrechnung zu ermitteln. Die Finanzverwaltung hat hierzu ein amtliches Formblatt entwickelt (Muster s. Seite 51-53 plus Anleitung zum Vordruck Seite 54-59) welches für die Gewinnermittlung der Wirtschaftsjahre ab 2005 verwendet werden muss. Liegen die Betriebseinnahmen für den Betrieb jedoch unter der Grenze von 17.500 Euro, ist wie bisher auch eine formlose Gewinnermittlung möglich. Im Rahmen der Gewerbeüberwachung gelten in Bayern in bestimmten Branchen wie bei dem Gebrauchtwaren- Handel besondere Aufzeichnungspflichten. Die zuständige Erlaubnisbehörde und die Industrie- und Handelskammer erteilen hierzu detaillierte Auskünfte.